Dans l’entreprise, comme d’ailleurs parfois dans la vie personnelle (pour un voyage, un mariage…), il est nécessaire de mettre en place un système d’organisation sur une période donnée. L’outil utilisé dans ce cas est le planning. Il existe de nombreuses façons de réaliser un planning du personnel. Cet article vous présentera une méthode pour réaliser un planning du personnel avec Excel et Snapshift.co
Un dirigeant ou un responsable des ressources humaines dans une entreprise comprenant un certain nombre de salariés doit apprendre à gérer la complexité des plannings du personnel.
Planning du personnel : pourquoi faire ?
Ce mot emprunté à l’anglais signifie « plan d’activité détaillé ». Ses objectifs sont multiples. Dans le cadre de la gestion du personnel, son but est d’avoir de la visibilité sur l’organisation du travail de l’ensemble des travailleurs à un moment précis (jour, semaine, mois, année). Il doit pouvoir répondre rapidement aux questions : qui travaille ? quand ? à quel poste ?
Recueillir les contraintes
Plusieurs informations doivent être collectées avant d’élaborer ce type de planning :
Les premières contraintes dont il faut tenir compte sont celles imposées par le droit du travail. Il est important de bien maîtriser la réglementation sur la durée journalière du travail, les heures supplémentaires, les repos hebdomadaires, etc. Les conventions collectives et les accords de branche prévoient parfois des dispositions supplémentaires.
Les desiderata du personnel sont aussi à examiner. Chacun doit pouvoir exprimer ses souhaits quant aux jours de congés, aux vacances annuelles, éventuellement aux préférences concernant les horaires de travail (matin ou soir).
Une des contraintes fréquentes est également la contrainte organisationnelle. Selon les horaires d’ouverture, les besoins dans telle zone à tel moment, le flux de clientèle, les évènements exceptionnels, les absences du personnel, l’organisation doit être optimisée.
Établir un planning du personnel
Pour résumer, le planning du personnel est un emploi du temps que les responsables ont l’obligation de créer pour tous les employés. Ce document comprend les heures de début et de fin du travail ainsi que la durée des repos et doit être affiché à la vue de tous. Aucun délai n’est imposé mais il semble évident, par correction envers son personnel, de communiquer les informations le plus tôt possible.
Le planning peut prendre différentes formes : papier, tableau métallique, fichier Excel. Il peut y avoir plusieurs plannings au sein d’un même établissement, ce qui s’avère être compliqué pour ceux qui doivent les gérer. Il convient de faire preuve de flexibilité et de réactivité pour s’adapter aux diverses variables.
Réaliser un planning du personnel Excel gratuitement
Comment faire un planning du personnel gratuit ? Il est tout à fait possible de créer un planning gratuitement en utilisant Excel. Différents modèles sont proposés, il suffit de s’en inspirer pour créer ses propres modèles.
Le tableur le plus connu du monde vous permet de prévoir de nombreuses fonctionnalités comme
- obtenir un récapitulatif individuel aussi bien hebdomadaire que mensuel ou annuel.
- planifier les congés et absences de chacun
- afficher le récapitulatif des heures par semaine avec, bien sûr, la possibilité d’imprimer ce planning pour l’afficher.
- faire le suivi des congés (acquis, déjà pris, reste dû). Le fichier Excel adapté comprendra aussi un onglet « calendrier » et un onglet « soldes ».
[Vous trouverez de nombreuses fonctionnalités à faire vous même sur le site Excel-pratique.com]
Tenir le planning de son personnel sous Excel est valable pour une petite entreprise avec peu d’employés. Au delà de cinq, d’autres méthodes sont préférables comme des outils plus pratiques.
Snapshift.co : l’outil dédié pour la mise en place de planning du personnel facilement
Optimiser ses plannings, c’est gagner en temps et en performance. Excel est une solution pratique, simple et économique mais loin d’être idéale pour les PME comme pour les grands groupes avec plusieurs établissements.
Déléguer la gestion du planning du personnel à un logiciel a l’avantage de minimiser les erreurs de saisie. De plus, plusieurs collaborateurs peuvent y avoir accès et participer à son élaboration. Les salariés sont avertis en temps réel, les paies sont préparées automatiquement, la législation et les conventions collectives sont respectées.
Vous pouvez tester cet outil de création de planning du personnel gratuitement sur le site officiel snapshift.co
Réaliser un planning du personnel avec cet outil de gestion vous aidera à gagner en efficacité pour sortir la tête de l’opérationnel. Cela vous permettra de vous focaliser sur des tâches bien plus essentielles comme le management de l’équipe et la réponse à ses besoins.
Comptable et chef d’entreprise pendant plus de 30 ans, je propose désormais ma plume et mon expertise sur des sujets précis comme l’emploi, la comptabilité ou plus généralement l’entreprise.