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Comment gérer au mieux l’organisation d’une soirée d’entreprise ?

Comment gérer au mieux l’organisation d’une soirée d’entreprise ?

La soirée d’entreprise est une sorte de rituel attendu par de nombreux salariés et souvent craint par les équipes RH. En effet, si la mise en place d’un événement est l’occasion idéale pour souder votre équipe, vos collaborateurs ou vos partenaires afin de partager un moment agréable en toute convivialité. C’est aussi un moment important et redouté par les services des ressources humaines qui peuvent “mal doser” les besoins de la soirée. 

Les enjeux d’une soirée corporate sont nombreux et divergents. C’est à la fois une bonne occasion pour convier le personnel dans une ambiance décontractée, mais c’est aussi le moment pour fédérer les équipes et y faire quelques annonces importantes. Vous pouvez également en profiter pour remercier vos fournisseurs ou vos clients, ou bien pour annoncer une nouvelle etc. Bref, il faut s’y préparer au mieux ; Si vous voulez organiser une soirée réussie, suivez nos conseils !

Les avantages d’une soirée d’entreprise

Ce genre de soirées est très apprécié car elle offre de nombreux avantages, et ce sur plusieurs plans. Vécu comme une sorte d’étape obligatoire par de nombreuses personnes, une soirée réussie peut changer la dynamique d’un groupe de travail. 

Créer un sentiment d’appartenance

La mise en place d’une soirée professionnelle peut améliorer la communication entre les différentes personnes au sein de votre entreprise. Elle permet d’une part de briser la glace et favorise l’esprit d’équipe pour consolider les relations interpersonnelles. Le bien-être des employés et la reconnaissance dans leur milieu professionnel est absolument crucial pour ne pas les “robotiser”. D’ailleurs, la majorité des entreprises planifie plusieurs événements mensuels et annuels pour renforcer le sentiment d’appartenance à une tribu. Le magazine Stratégies évoquait déjà l’apparition du management tribal dans un article datant de 2004 [1]. 

Briser la glace et apporter de la convivialité 

La soirée d’entreprise permet aussi aux employés de mieux échanger entre eux, loin du stress auquel ils sont soumis pendant les horaires de travail. Ainsi, une ambiance détendue offrira à tous les collaborateurs une occasion de discuter plus librement (et pas forcément de travail). A moyen terme, il est fort à parier que plusieurs soirées d’entreprise impactent la productivité des équipes qui aiment se réunir. 

Promouvoir votre image de marque

En externe, cet événement est une occasion séduisante pour s’ouvrir à une cible autre que les personnes qui travaillent au sein de votre structure. En effet, les partenaires ou les clients potentiels peuvent grandement contribuer à votre réussite et être vos meilleurs promoteurs en vous recommandant auprès d’autres professionnels du domaine.

Le but est à la fois d’influencer et de convaincre vos convives, afin de donner plus de visibilité à votre structure et de mettre en avant ses spécificités. C’est donc un excellent moyen pour promouvoir votre image de marque et refléter les valeurs de votre entreprise. Vous augmenterez ainsi sa notoriété tout en profitant d’un cadre convivial et d’une ambiance festive.

Vous pouvez même effectuer des lancements de produits et services et rencontrer des investisseurs importants. Vous avez aussi le choix de proposer des sondages à vos invités pour piloter votre image de marque ou leur offrir des cadeaux si vous voulez faire bonne impression et marquer les esprits !

On parle aussi de marque employeur, lorsque l’entreprise brille vers l’extérieur et donne envie aux candidats de postuler naturellement. C’est un gain de temps immense pour le service RH et un outil de recrutement très puissant. 

La communication interne est un levier pour votre entreprise

Comment organiser une soirée d’entreprise ?

Maintenant que nous avons listé les principaux avantages à l’organisation d’une soirée d’entreprise. Voyons comme prévoir cet événement pour qu’il soit réussi. Il est essentiel de tout prévoir assez tôt, afin de mettre en place une ambiance agréable.

Évaluer votre budget

Déterminer un budget prévisionnel adéquat est la première chose à laquelle vous devez penser pour éviter les mauvaises surprises et les imprévus.

Pour cela, il faut commencer par déterminer le lieu où se déroulera la soirée, et négocier le prix si vous comptez louer un espace à cet effet. N’oubliez pas aussi de prévoir le budget des animations : repas, musique, décoration ainsi que celui de la communication. Cette dernière est une étape clé car vous devez annoncer cet évènement à vos invités, d’une manière amusante ou originale, pour leur donner envie de venir.

Fixer une date et un lieu adapté

Il faut éviter les veilles et les lendemains de vacances ainsi que les jours fériés et les périodes de congés. Vous avez le choix d’organiser votre soirée au sein de l’entreprise ou dans un espace loué pour l’occasion. Mais il faut tenir compte du nombre d’invités pour ne pas manquer d’espace. Le jour idéal d’une soirée d’entreprise est généralement convenu comme étant le jeudi soir, car cela diminue les risques d’absentéisme (départ en weekend) et cela permet de se remémorer les bons moments de la veille pour le lendemain. En revanche, inutile de rêver, le jour d’après ne sera pas des plus productifs. 

Prévoir des animations originales

Comme on dit : « La vraie musique suggère des idées analogues dans des cerveaux différents. » En effet, c’est elle qui donnera le ton et l’ambiance que vous souhaitez créer. Choisir la bonne musique dans votre soirée permettra à tout le monde de se divertir car elle a une valeur adaptative.

C’est aussi une excellente occasion pour mettre vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs en confiance et pour donner une image chaleureuse de votre entreprise. Les participants se sentiront alors décontractés et oublieront complètement qu’ils sont dans un contexte professionnel.

Certains préfèrent une soirée rythmée alors que d’autres optent pour une musique douce pour favoriser la communication entre les convives. Vous pouvez faire appel à une agence spécialisée en animation de soirée pour entreprise tel que les lillois de JLB PROD. Ces musiciens professionnels peuvent vous accompagner pendant ces moments et les rendre encore plus spéciaux pour vos invités.

Exemple d’animation musicale pour entreprise (source : JLB prod.com)

Prévoir des boissons et de la nourriture

Ce sont des éléments importants de votre soirée. Vous devez prendre en compte le nombre des invités ainsi que leurs préférences. Si vous faites appel à un traiteur, demandez-lui de faire des plats variés qui correspondent à tous les goûts. En plus, si une ou plusieurs personnes ont une allergie alimentaire, vous devez vous renseigner et prendre cela en considération. Il se peut aussi que certains ne boivent pas d’alcool, vous devez donc diversifier les boissons.

Éviter un événement raté

Il faut que vos invitations soient bien faites pour donner envie à vos convives de participer à votre soirée. Mais, il ne faut pas les envoyer tardivement. N’hésitez pas à faire un petit rappel la veille ou avant quelques jours. Cependant, il ne faut pas pousser les personnes timides à venir en effet, elles risquent de rester dans un coin parce qu’elles ne se sentent pas à l’aise. C’est pour cela qu’elles ne doivent pas se sentir obligées d’assister et venir à contrecœur. Vous risquez ainsi de les embarrasser et de rater votre soirée car l’ambiance ne sera pas tout à fait détendue.

[1] https://www.strategies.fr/emploi-formation/management/r34403W/les-tribus-assaillent-le-monde-du-travail.html

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