Mettre en place un événement d’entreprise est bien souvent le travail du service RH en collaboration de la communication interne. Pour le comité d’organisation, il est nécessaire de se munir des meilleurs outils et moyens pour réussir au mieux la planification. Nous vous présentons à travers ce guide les étapes pour organiser un événement d’entreprise mémorable et rentable.
6 étapes pour organiser un événement.
Il faut de l’organisation pour préparer un événement d’entreprise. Voici 6 tuyaux pour vous aider à innover et à surprendre vos collègues et partenaires commerciaux.
1. Déterminez votre objectif pour créer l’événement
La plus grande erreur commise par les chefs de projets événementiel lors de la planification n’est pas de définir une stratégie en fonction de son objectif. Il n’est certainement pas nécessaire d’être au même niveau qu’un événement de type Oscars, mais même pour un petit déjeuner rassemblant les pairs de votre secteur, vous avez besoin d’une stratégie.
Est-ce à mettre en réseau ? Obtenir de nouveaux clients ? Montrer les nouveaux produits ? Quoi que ce soit, définissez d’abord votre objectif.
2. Décidez combien d’argent vous devez vraiment dépenser
Oui, tout coûte toujours plus cher que vous ne le pensez. Si vous avez un budget en tête, alors vous savez quel montant vous pouvez réellement dépenser. Cela vaut pour les grandes marques et les petites.
A lire : comment estimer votre budget de communication ?
3. Ne jamais sous-estimer le pouvoir de la connexion
Grâce aux réseaux sociaux, vous pourrez non seulement lancer une campagne de communication efficace sur votre événement. Il est également possible de rencontrer des individus spécialisés dans le domaine de l’organisation d’événement qui pourront vous aider dans la planification du vôtre.
4. Créez l’expérience complète
La clé de la réussite d’un événement réside dans la manière dont vous faites ressentir vos invités dès leur arrivée. Tous les petits détails comptent dans votre organisation. Prenez donc soin de ne laisser aucun élément de côté.
Si votre budget vous le permet, mettez les petits plats dans les grands en programmant un événement qui puisse rester dans la mémoire de tous les participants.
Si vous partez quelques jours, misez alors sur les services d’un bel hôtel. Cette expérience saura vous distinguer des autres enseignes, et les participants à votre événement garderont à jamais votre séminaire en tête, améliorant ainsi l’image de votre enseigne. Si vous aimez l’aventure, vous pouvez réserver une après-midi en accrobranche avec vos clients. C’est idéal pour apprendre à se connaître.
5. Utiliser des sociétés spécialisées
La complexité de certains événements rend très pratique et souhaitable d’utiliser une société spécialisée pour l’organiser. De cette façon, vous augmenterez sa qualité et son originalité, aurez plus de contrôle sur le budget final et optimisez l’utilisation des ressources.
Un moyen très efficace de communiquer avec le public et d’attirer leur attention est d’engager des ressources humaines externes, telles que des conférenciers, des présentateurs ou même des comédiens.
Pour la mise en place d’événements professionnels de type salons ou forums, vous pouvez aussi faire appel à un scénographe : ce professionnel de mise en scène vous aidera à mieux penser l’espace pour avoir un endroit plus accueillant avec une meilleure circulation des invité.
6. Inclure des initiatives durables ou de RSE
Inclure des actions durables ou RSE dans le programme de l’événement sera bénéfique pour votre entreprise. Malgré le coût supplémentaire, ils servent de démonstration pratique de l’engagement de l’entreprise envers l’environnement.
Et cela a toujours une valeur positive pour l’image de l’entreprise. Un exemple pourrait consister à offrir un cadeau durable, à utiliser des produits Km-0 ou même à promouvoir l’absence de papier, car l’organisation d’un événement entraîne souvent la production d’une énorme quantité de déchets. Essayer d’éliminer l’utilisation du papier sera essentiel.
Dans le même ordre d’idées, inclure des activités contribuant à la responsabilité sociale des entreprises est désormais un facteur très important et sera bien accueilli par les participants, en particulier par la jeune génération.
Né en 1988, j’anime viedesmetiers.com et travaille dans les RH. Passionné par la communication, j’aide les lecteurs à mieux comprendre les carrières et opportunités d’emploi. En fournissant des informations actualisées et des conseils pertinents, mon objectif est d’inspirer et d’aider les individus à s’épanouir professionnellement. Mon travail vise à guider les lecteurs vers des choix de carrière éclairés.